Alors qu’on pense avoir réduit tous les coûts possibles, il existe encore des économies à réaliser, car il reste un domaine au sein de l'entreprise qui permet d’économiser des millions.
Si une entreprise compte 500 employés, les documents qu’ils impriment coûtent environ 125 000 euros par an. Et c’est sans compter les pannes de réseau, les coûts de maintenance et les appels aux services de dépannage. Et pourtant, la plupart des entreprises sous-estiment ces dépenses qui peuvent aller de 30 à 40%. En d’autres termes, si l'on croit dépenser 6 millions d’euros, on en dépense en fait 8 millions. D’un autre côté, la productivité est aussi affectée, car un employé moyen passe 250 à 400 heures par an sur des problèmes liés à des impressions inutiles. Changer les usages d’impression de l’entreprise apporte donc aussi aux employés de nouvelles façons de travailler efficacement ; pour obtenir de nouveaux contrats, pour mettre des produits sur le marché, pour traiter des factures ou encore pour communiquer plus efficacement avec les clients.
Simplification de la gestion des périphériques, optimisation de flux documentaires et amélioration de la gestion d’archivage
Un parc hétérogène et obsolète, des utilisateurs mécontents, des dérives importantes… En adoptant un logiciel de supervision du parc d’impression, il est désormais possible d’automatiser la gestion des consommables, améliorer la maintenance des périphériques et au final libérer du temps pour que l’équipe informatique se concentre sur les développements qui sont réellement importants pour la société.
Il est également possible de mettre en place des logiciels de rootage de documents, qui vont drastiquement diminuer le temps d’indisponibilité des périphériques. En effet, grâce à ce type de logiciels, les utilisateurs vont pouvoir récupérer leurs documents où ils le souhaitent et quand ils le souhaitent.
Par ailleurs, en automatisant les taches d’impression ou de numérisation, il est possible de réduire les taches chronophages, manuelles et répétitives. Qu’il s’agisse d’imprimer une facture sur trois bacs en un clic, ou d’envoyer un document directement dans le logiciel métier, des solutions existent pour améliorer la productivité des collaborateurs.
D’un autre côté, le nombre de documents d’entreprises ne cesse d’augmenter. Grâce à la mise en place d’une solution d’archivage électronique de documents, le classement et la recherche de ces documents devient plus facile. De plus, la mise en place de ce type d’outil permet de dématérialiser et donc d’accélérer le flux de travail, comme par exemple, valider une facture.
Dans les faits, cela induit une économie et une valorisation de l'image de marque qui apporte aux entreprises telles que l'Hôtel Juliana des réductions conséquentes de ses budgets, ou bien encore comme dans le cas du promoteur immobilier de Haute-Savoie MGM constructeur, leader de marché pour l'achat d'appartement à Chamonix ou appartement à Tignes. Un hôtel de charmes à Paris, de part la forte concurrence du secteur d'activité, profiterait de cette dématérialisation grâce à l'avantage économique qu'elle apporte.
Une nouvelle technologie d'impression au service des entreprises
L’impression numérique permet de réduire les coûts d’impression, par rapport à l’offset. Cette technique est particulièrement rapide et permet une adaptabilité optimale aux besoins de chaque client.
Le procédé numérique permet d’imprimer avec un rendu impeccable toutes sortes de brochures ou de documents internes directement à partir de données numérique, ou à partir de fichiers envoyés par mail ou même transmis par CD ou sur clé USB que ce soit la fiche de paie de Monsieur Michou de la PME d’à côté ou l’intégralité du catalogue de La Redoute en version Italienne. Ce qui constitue un avantage de poids, faces aux techniques traditionnelles d’impression, notamment l’offset, qui sollicitent plusieurs étapes intermédiaires. Entre autres, la mise en ordre de pages. De plus, les délais entre livraison et production sont considérablement réduits. Un concept idéal pour les entreprises, permettant d’offrir une excellente réactivité aux clients et de répondre à leurs besoins précis à l’instant T, tout en libérant le personnel, qui pourra se charger de taches beaucoup plus importantes au sein de l’entreprise.
Au résumé, l’impression numérique, aussi nommée impression à la demande, c’est avant tout des délais courts, une liberté des quantités et du retirage, et une puissance de la segmentation et de la personnalisation pour plus de rentabilité.
