Les frais généraux constituent une part importante du budget de l'entreprise. En les maîtrisant mieux, il est possible d'économiser jusqu'à 30% par an.
Les déplacements représentent un budget conséquent, mais facile à réduire. En privilégiant les réservations en ligne et les transporteurs low cost, on économise les frais d'agence et on contrôle mieux les coûts de déplacements, notamment en automatisant les voyages en seconde classe pour les salariés. Mais la solution la plus économique est encore de ne pas se déplacer du tout ! Pour cela, le recours à des outils tels que visioconférence et partage en ligne de documents est une solution pratique et efficace pour un coût financier moindre.
Pour économiser sur les fournitures de bureau, l'achat en ligne est incontournable. De plus, la gestion électronique des approvisionnements permet de mieux surveiller les dépenses et de contrôler au plus près les besoins réels de chaque poste. Cela permet également de suivre l'évolution des consommations et de la comparer selon les postes et salariés, pour détecter les abus. On décèle aussi plus facilement les anomalies dans les commandes grâce à une gestion électronique et centralisée. En limitant le nombre d'intervenants internes pour réaliser et contrôler les commandes, et en privilégiant un nombre restreint de fournisseurs externes, on maîtrise mieux les coûts et on peut négocier des contrats avantageux et qui tiennent compte des besoins réels.
L'immobilier et la gestion des locaux pèsent lourd dans le budget, mais là encore des économies sont possibles. Les plus grosses entreprises n'hésitent plus à délocaliser leurs locaux dans des villes de moindre importance, voire en périphérie des villes, profitant ainsi de loyers réduits. La manière dont sont aménagés les locaux impacte également sur les coûts. Décloisonner les bureaux permet, par exemple, de mieux occuper l'espace, mais l'aménagement de postes partagés n'est pas à négliger. Pour les salariés qui ne sont pas présents régulièrement sur place, on peut ainsi s'inspirer de ce qui se pratique chez IBM France, où les salariés nomades se partagent souvent un bureau entre deux ou trois collaborateurs. Pour économiser encore plus, on peut également optimiser certains pôles de dépenses : adapter le nombre de collaborateurs à l'accueil en fonction des heures d'affluence, mais aussi revoir à la baisse les besoins en nettoyage des pièces les moins utilisées, permettent des économies réelles.
Pour les factures courantes, notamment en eau, électricité et téléphonie, il y a tout à gagner à comparer les prestations et à renégocier les contrats chaque année pour profiter des meilleurs prix. Passer au tout Internet, en y incluant la téléphonie, assure aussi des économies. D'autres pistes sont à envisager pour économiser : privilégier les factures électroniques, imprimer en recto-verso, adopter le double réservoir pour les chasses d'eau, opter pour des ampoules fluorescentes compactes pour l'éclairage ou encore valoriser ses déchets pour les revendre sont tout autant d'actions faciles à mettre en place.
Toutes les entreprises sont concernées par les frais généraux et peuvent appliquer tout ou partie des conseils si dessus pour les réduire, que l'on prennent des petites entreprises de chocolatier comme François Gimenez à Lyon, une marque française de prêt à porter pour femme qui vent des tuniques, des robes et autres comme Caroll ou une gros e-commerce international comme Amazon qui vent aussi bien des produits higth tech que des peluches.
